Изготовление копии рукописной подписи - факсимиле

Изготовление факсимиле

Если вы не знаете, какой вариант печати и способ ее изготовления выбрать, то рекомендуем вам кратко ознакомиться с технологиями производства штемпельной продукции.

В настоящее время широко используются три основных метода при изготовлении штампов – лазерный, полимерный и флеш-технология.

При помощи лазерного метода можно выпускать печати на резиновой основе. Такое изделие обладает высокой степенью защиты, а сам способ нанесения изображения отличается качеством и четкостью полученного узора. Резина не впитывает краску и чернила, поэтому оттиск получается четким и не растекается. Такие штемпели достаточно долговечны и практичны.

В нашей компании вы можете заказать изготовление резинового штампа со специальной защитой. Он будет иметь один или несколько уровней защиты, секретные элементы будет знать только обладатель штемпеля. А проверить подлинность изделия можно будет только используя специальные шаблоны.

Полимерная технология основана на воздействии ультрафиолета на полимерную поверхность, которая и будет являться основой будущего оттиска. При помощи луча на ней формируется рисунок. Материалы и оборудование, которые используются при изготовлении печати таким способом, имеют невысокую стоимость, поэтому и само изделие будет иметь низкую цену. В нашей компании вы можете заказать срочное изготовление, и уже через час получить свой заказ.

Технология разноцветной печати основывается на работе с термочувствительной и микропористой резиной. Полученное в итоге изделие отличается хорошей разрешающей способностью и высокотехнологичным способом производства. Полученная печать имеет компактный размер, ее удобно носить с собой. Произведенный при помощи многоцветной технологии оттиск получается максимально чистым и качественным, поэтому этот метод подходит для выпуска факсимиле.

Зачем нужно факсимиле

До 19 века копия автографа изготавливалась, как правило, методом прорисовки оригинала при помощи прозрачной бумаги или гравировкой на деревянной или металлической поверхности. В настоящее время процедура стала намного проще. Создавать факсимиле можно, используя лазерную технологию, фотографирование, фотогравюры и другие методы, позволяющие создать дубликат автографа механическим, а не ручным способом. Сам процесс называется факсимилированием.

Сегодня использование таких клише достаточно распространено. В большинстве случаев применяются именно такие оттиски. Но законом установлен ряд ограничений в отношении документации, которую разрешается визировать с использованием факсимильного механизма.

Согласно ст.160 Гражданского кодекса Российской Федерации использование факсимильного метода подписи представляет собой аналог росчерка, выполненной самим гражданином.

Для изготовления факсимиле необходимо отсканировать оригинал подписи гражданина. После этого производится клише с автографом на заранее выбранной оснастке. Она может быть автоматической, полуавтоматической или простой. Ее размер зависит от размера самой подписи. В качестве материала вы можете выбрать резину, полипропилен или дерево.

Дубликаты автографа чаще всего применяются в крупных компаниях, где у руководителей уходит много времени на визирование документации. Также изделие полезно, если руководитель отсутствует, и нужно срочно подписать документы. С одной стороны – это достаточно удобно, с другой стороны у компании и лица, использующего такое приспособление, возникает определенная ответственность.

Доверять штамп можно только уполномоченному сотруднику, который будет в дальнейшем нести ответственность за его применение. Полный перечень его полномочий нужно зафиксировать в специальном локальном нормативном акте. Кроме того, хранение клише допускается только в безопасном месте (сейфе), которое защитит его от кражи или незаконного использования.

Правоотношения в области применения дубликата подписи

Гражданский кодекс РФ не запрещает использование факсимильной подписи для визирования любого рода документов при условии, что этот пункт был оговорен между сторонами. Только если разрешение на применение факсимиле в работе было официально подтверждено, оттиск будет иметь юридическую силу.

Подтвердить такое разрешение можно двумя способами.

1. Выделить пункт, позволяющий использовать механический дубликат оттиска при визировании документации, непосредственно в тексте первичного договора между юридическими лицами.
2. Заключить дополнительное соглашение к договору, где будет оговариваться возможность применения факсимильной подписи.

Несмотря на удобство использовании копии автографа, применять его в некоторых правоотношениях весьма рискованно, а в некоторых случаях и вовсе незаконно. Это касается таких сфер работы, как экономическая, юридическая, бухгалтерская, налоговая.

На каких документах можно ставить факсимиле

Законом четко не утвержден перечень документации, которую разрешается заверять факсимильной подписью. Поэтому каждая компания сама может разработать внутреннее положение об оттиске. В нем необходимо зафиксировать следующие моменты:

• законное и незаконное использование клише;
• виды, в которых выпущены штампы в организации, кто из руководителей и специалистов имеет право использовать оттиск;
• порядок разрешения спорных ситуаций;
• ответственность за незаконное применение штемпеля.

Законодательством не разработаны четкие правила, согласно которым можно было бы определить, на каких бланках можно ставить такой оттиск, а на каких нет. Применять подобное клише на первичной документации и при заключении гражданско-правовых сделок разрешено только при наличии соглашения сторон или в случае, если это разрешено законом. Поэтому допускается ставить такой штамп на документах, которые заключается в рамках гражданского права.

Чтобы стороны, подписавшие договоры и прочие документы не могли в дальнейшем оспорить юридическую силу такой формы подписи, рекомендуем внести пункт, разрешающий использование факсимиле, непосредственно в первичный договор.

Мы расскажем, каковы правила использования клише с подписью для конкретных видов правоотношений, при оформлении каких документов компания вправе применять факсимильную подпись.

Первичная документация

Не допускается использовать дубликат автографа на первичных бухгалтерских документах. Упомянутая выше статья Гражданского кодекса РФ не может применяться к налоговым, финансовым и административным правоотношениям, основанным на властном подчинении.

В случае, когда первичные документы бухгалтерского учета или кассовые ордеры будут заверены не оригинальной подписью должностного лица, а штампом, у налоговой инспекции могут возникнуть вполне обоснованные претензии к юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю. Таким образом, применение факсимиле на налоговых и бухгалтерских документах не допустимо. Такой точки зрения придерживаются налоговые службы во всех регионах страны.

Доверенности

Ответ по поводу возможности подписания доверенностей копией оригинального автографа дает Письмо Министерства налогов и сборов №18-0-09/000042@ от 01.04.2004г. «Об использовании факсимильной подписи». Ее не разрешается использовать на доверенностях, платежной документации и иных документах, которые имеют финансовые последствия.

Счета на оплату

Ошибочно полагать, что если компании выписывают друг другу счета на основании заключенных ранее договоров, то использование клише вместо оригинальной подписи допускается. Использовать факсимиле в счетах на оплату нельзя, об этом говорит приведенное выше письмо от МНС РФ. Счета необходимо подписывать собственноручно, факсимильная копия на таких документах приведет к нарушению закона и штрафам.

Счет-фактура

В отношении счета-фактуры, кассовых ордеров, путевых листов и прочих документов, которые содержат в себе финансовые обязательства, также запрещено использовать дубликаты автографа. Допускается применять факсимиле для визирования документации, которая носит вторичный характер и, по сути, являются приложениями к основному договору, соглашению или другому официальному бланку. Но имейте в виду, что даже в такой ситуации оговорить использование дубликата также необходимо в каком-либо внутреннем нормативном акте.

Если у вас присутствуют сомнения по поводу возможности использования штампа при визировании того или иного документа, то лучше использовать оригинальную подпись должностного лица. Это позволит избежать риска признания документа недействительным.

Таким образом, факсимиле не разрешается использовать при подписании следующих документов:

• платежная документация;
• доверенности;
• первичные бумаги бухгалтерского учета;
• товарные накладные;
• письма и сведения, направляемые в государственные учреждения;
• аукционные и конкурсные документы;
• прочая документация, имеющая финансовые последствия для сторон.

Кроме того, оттиск не имеет юридической силы, если им заверяются законодательные и другие правовые акты. Подписывать федеральные законы обязан лично президент. Законодательные акты субъектов РФ также должны содержать собственноручные подписи.

Нельзя факсимильной печатью заполнять карточку с образцами печати и подписей руководителей при открытии счета в банковских организациях.

Невозможно применять оттиск и в документации, которая требует нотариального заверения. Росчерк должен ставиться собственноручно и в присутствии нотариуса.

Дубликат оригинального автографа будет иметь силу при соблюдении ряда условий:

• закрепление гражданско-правовых отношений (в договоре, контракте или соглашении);
• при обоюдном согласии обеих сторон договора на использование оттиска;
• при наличии соответствующего пункта в договоре или соглашении, где говорится о том, что факсимиле приравнивается к рукописной подписи.

Допускается ставить факсимиле на следующих документах:

• приглашения, поздравительные письма;
• почетные грамоты, листы;
• страховые медицинские полисы;
• служебные, наградные удостоверения;
• уведомления, извещения;
• патенты, свидетельства об интеллектуальной собственности;
• договоры и соглашения к ним, если это согласовано сторонами между собой.

В случаях, когда руководящий состав принял решение об использовании факсимильной печати, то внутри организации нужно издать приказ или распоряжение и разработать положение о применении аналоговой подписи руководителя.

В положении рекомендуем перечислить все случаи, когда допустимо использовать факсимильный оттиск, назначить сотрудника, который будет отвечать за сохранность штампа, указать ответственность за нарушения или превышение полномочий при использовании клише.